Como uma simples checklist pode revolucionar seu trabalho

Contas a pagar, reuniões, compromissos inadiáveis, eventos, visitas a clientes, ufa!  A agenda de qualquer empresário é repleta de apontamentos que, não raro, passam batidos em meio a tanta correria. No entanto, você só percebe o deslize quando já é tarde demais: às vezes é o gerente de banco cobrando a fatura de um dos cartões de crédito corporativos que você jurava ter quitado, ou até o carro que estraga a caminho de uma importante reunião porque você se esqueceu de checar o óleo.

A solução para evitar essas chateações é muito mais simples (e barata) do que contratar um assessor ou fazer um curso de memorização. Basta acreditar no poder da check list e colocá-la em prática. Isso mesmo! Está duvidando do potencial dessa simples ferramenta? Continue lendo!

Quem nunca fez uma lista de supermercado?

A check list nada mais é que uma lista previamente definida de itens de verificação, como, por exemplo, a tradicional lista de compras do supermercado: pão, leite, molho de tomate, suco, legumes, carne.

Check lists servem para controlar a execução de múltiplas tarefas, facilitando a aferição de cada uma delas. Os itens podem ser hierárquicos (com atividades encadeadas na ordem em que devem ser feitas) ou aleatórios, visando apenas assegurar que nenhum item seja deixado de lado. Os dois tipos de check lists são capazes de evitar esquecimentos, falhas e até acidentes, sendo imprescindível para a rotina de trabalho de vários profissionais. Na aviação, a check list já foi incorporada aos procedimentos dos pilotos antes das decolagens. Já os médicos costumam adotar essa prática para conferir materiais e ferramentas antes de cirurgias.

Cadê a minha escova de dentes?

Embora não exista um estudo científico que comprove a real eficácia das check lists, trata-se de uma poderosa ferramenta a serviço da disciplina, pois estimula a concentração. É simplesmente uma forma de organizar mentalmente tudo que deve ser verificado para que a sua tarefa tenha sucesso. Além de, claro, economizar tempo, principalmente se você for do tipo desorganizado que a toda hora perde as chaves do carro. Vai viajar a trabalho? Uma check list que inclua desde produtos de higiene até o passaporte pode evitar que você venha a esquecer de algo pequeno como a escova dental, mas que lhe fará muita falta.

Será que eu desliguei o gás?

Você pode não ter a mesma responsabilidade de um piloto de avião ou médico-cirurgião, mas uma check list é uma maneira de se sentir mais seguro sobre a realização de tarefas básicas e quase automáticas como desligar o gás de cozinha, trancar todas as portas e janelas quando for viajar ou tomar a medicação correta. Aquela clássica dúvida sobre “saí de casa e não sei se deixei o gás ligando ou se tranquei a porta” é resultado de um esquecimento que seria facilmente contornado por uma check list.

Check! Check! Check!

Está sobrecarregado de tarefas? Pois é no escritório que a check list mostra a que veio. Aliadas aos “post its” e softwares que controlam o tempo, então, aí é que são mais eficazes. Coloque suas tarefas em ordem de prioridade e vá eliminando uma a uma. Ao final, você terá um panorama completo do que fez e do que ainda está por fazer. Sem contar que não tem nada melhor e mais estimulante do que a sensação de riscar um item daquela enorme lista de tarefas a cumprir.

Por mais básicas que sejam, as check lists não irão melhorar sua vida se você se restringir a riscar itens em um papel ou em um arquivo de Word ou Excel no computador. A cada “check” é preciso que você raciocine sobre o que acabou de ser feito. O maior erro é encher a lista de itens, alguns nem tão importantes assim, e não prestar atenção ao que você considera devidamente checado, inviabilizando a função da check list. Na próxima vez, não se esqueça de anotar isso!

É adepto da check list no seu dia a dia? Compartilhe com a gente suas impressões sobre esse método!